Несколько месяцев уже продолжается режим самоизоляции, и многие офисные сотрудники перешли в режим «home office». То, о чем мечтали многие коллеги, на деле оказалось весьма сложной задачей, справится с которой по силам не многим. Причина проста, мало кто умеет работать из дома, работать продуктивно и правильно.Экономя время на дорогу, обеденный перерыв и офисные совещания, каждый сотрудник должен был тратить меньше времени на рабочий процесс, но зачастую он проводит по 10-12 часов онлайн, не успевая сделать все запланированные задачи, на которые в офисе хватало и восьмичасового дня. Какие факторы осложняют работу и как построить свой день, чтобы успеть все, расскажет редактор нашей студии Алёна, которая последние 6 лет работает удаленно.
Какие сложности возникают при работе из дома?
Оставаясь на «удаленке» каждый работник представляет как с самого утра он начнет свой день, но на деле рано встать (встать в то время, когда нужно было бы ехать в офис) могут очень немногие, ведь соблазн выспаться или просто поваляться в кровати так велик.
Нарушив свой график вернутся к нему будет очень сложно
Многие сотрудники имеют семьи, или живут с родителями. Сам факт соседства с кем-либо заставляет человека постоянно отвлекаться, а если в доме есть маленькие дети постоянно требующие внимания, то сконцентрироваться просто невозможно. Домашние дела также никто не отменял.
Как сделать рабочий процесс максимально эффективным?
Как это не странно звучит, для эффективной работы не нужно находиться за компьютером восемь часов, как это требовал регламент компании. Планирование задач и подход к их выполнению, - вот ключ к успеху. Некоторые советы встречаются у психологов, другие подсказал мой личный опыт, так что же включает в себя наш лайфхак?
Мотивация. Главная ошибка сотрудника, это осознание того, что он дома, из чего следуют многочисленные послабления. Настройтесь на работу, наденьте офисную одежду, расчистите свое рабочее место.
Настрой. Как начнешь день, так его и проведешь. Данная мудрость актуальна и по сей день. Если с утра у вас нет энергии, плохое настроение, сонность, - не спишите открывать свой лептоп. Поднимите настроение, например, зарядкой, музыкой, чашкой кофе или просмотром новостей. Главное, соблюдайте меру, пользы от трехчасовой прогулки для рабочего процесса будет мало.
План и список задач. Не имея четкого плана (2do list), можно весь день потратить на ненужные мелочи, а про важную задачу забыть. Возьмите за правило составлять свой график заранее, идеальное для этого время – вечер предыдущего дня.
Тайминг. Составив 2do list, необходимо определить время под каждую задачу. Чем реальнее будет поставлен тайминг, тем меньше вероятность растягивание времени и потери концентрации. Если возможности поставить точный тайминг нет, то воспользуетесь системой "redline-deadline", указав два интервала.
Для системы "redline-deadline" используйте онлайн календарь или таск-систему с функцией напоминания. Это поможет правильно контролировать время и уберет привычку постоянно смотреть на часы
Разделите день на части. Чем дольше вы беспрерывно делаете задачу, -тем больше понижается ваша продуктивность. Разделите рабочий день на 4-5 частей, вне зависимости какой «завал» у вас в данный момент. После каждого пройденного временного этапа устраивайте себе отдых минимум 10-15 минут.
Самыми эффективными считаются первые два часа. Постарайтесь поставить на это время самые сложные задачи
Разделите устройства. При отдыхе важно отвлекаться от того устройства на котором вы работаете. Если вся работа у вас в телефоне, то для отдыха перейдите за компьютер, убрав гаджет подальше. Подобный способ позволит научиться не отвлекаться на личные вопросы и максимально сосредоточится на задачах.
Группируйте задачи по типу. Составляя план на день, схожие задачи ставьте вместе, чтобы не переключаться постоянно с одного типа на другой. Если сотрудник, к примеру делает отчет, потом созванивается с клиентом и снова возвращается к другому отчету, его эффективность сильно снижается.
Исключаем отвлекающие факторы. Работая из дома, без какого-либо контроля крайне велик соблазн отвлечься на что-то личное. Отвлекающие факторы «съедают» очень много времени, постарайтесь не отвлекаться и оставить личные дела на перерыв.
Написав быстрый ответ на смску, в итоге вы потратите минимум 15 минут, которые уйдут на повторное погружение в задачу и настрой на рабочий лад
Включаем «авиа режим» для особо важных задач. В любой работе есть крайне важные задачи, будь то составление отчета, электронное письмо или изучение материала. Для таких задач выключайте свой телефон, ничего не случится за этот час. Исключение может быть связано с вопросами здоровья близких или ожидание важного звонка.
Делегируйте ненужные задачи. Не зависимо от того, занимаете ли вы руководящую должность или нет, возможность делегировать задачу есть практически всегда. Передавая задачу коллеге, вы не спихиваете работу, которую не хотите делать, вы освобождаете свое время для более важных и неотложных задач.
Не пугайтесь неудач
Используя все советы из сегодняшней статьи, велика вероятность что сразу наладить процесс не получится. Ничего страшного в этом нет, если бы работа дома была простой, то работодатели давно бы отказались от аренды офисов. Если в какой-то день вы не успели и половины из намеченного, просто составьте план на следующий день менее требовательно, сделайте больше пауз, сложные задачи разнесите на несколько дней (если позволяет время, разумеется). Как правило, 1-2 недели это вполне нормальный срок для того, чтобы перестроится и начать эффективно работать из дома.
По возвращению в офис я бы не советовала применять эти методики, так как повышенная продуктивность может сыграть плохую шутку и работодатель сделает вывод, что все время до самоизоляции вы халтурили :)
